SELAMAT DATANG..............................................

SELAMAT DATANG DI BLOG SAYA....
SILAH KAN MEMBACA - BACA ...
DAN TOLONG TINGGAL KAN KOMENTAR YAH.......
MAKASIH.....

Kamis, 29 September 2011

BAGIAN - BAGIAN SURAT DINAS


Bagian-bagian Surat Dinas
Pada dasarnya surat terdiri dari 3 (tiga) bagian sebagai
berikut :
a. Kepala Surat
Kepala surat, yaitu merupakan bagian surat yang dicantumkan dibagian atas kertas surat untuk menunjukkan ciri pengenal pengirim surat yang bersangkutan, di samping itu dicantumkan pula logo instansinya (dalam hal ini Dana Pensiun Perhutani).
Kepala surat terdiri dari :
1) Tanggal surat, yang menunjukkan tempat kedudukan instansi pengirim, tanggal, bulan dan tahun pengiriman surat ybs.
2) Nomor surat, yaitu bagian surat yang tertulis dengan angka / huruf yang memberikan cirri klasifikasi surat tersebut.
3) Lampiran surat, yaitu bagian surat yang tertulis dengan angka / huruf yang menunjukkan pelengkap surat tersebut.
4) Perihal surat, yaitu bagian surat yang menunjukkan maksud singkat surat tersebut.
5) Tujuan surat, yaitu bagian surat yang menunjukkan alamat yang dituju.
b. Isi Surat
Isi surat merupakan bagian surat yang berbentuk uraian untuk menggambarkan secara jelas dan lengkap maksud yang terkandung dalam suatu surat, yang meliputi pembukaan, isi dan penutup.
c. Penutup Surat
Penutup surat merupakan bagian surat yang menunjukkan pejabat yang mengirim surat atau bertanggung jawab atas isi surat, termasuk penandatanganan surat, nama jelas, dan cap instansi. Sedangkan bila ada tembusan surat, bagian ini dicantumkan di sebalah kiri bawah, yang menunjukkan bahwa pihak tersebut perlu mengetahui isi surat tersebut.

TEKNIK PEMBUATAN DAN PENYUSUNAN SURAT


Teknik Pembuatan dan Penyusunan Surat
Surat Dinas
  Pembuatan dan Penyusunan Surat Dinas
Surat-surat dinas harus memenuhi ketentuan sebagai berikut :
a. Surat dibuat singkat, jelas, sesuai dengan kebijakan dan menggunakan bahasa yang baik dan benar.
b. Kata-kata asing tidak perlu digunakan seandainya sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia.
c. Gunakan kata-kata yang nyata dan positif.
d. Hindari pengulangan kata / kalimat yang sama.
e. Untuk urusan rutin yang terjadi berulang-ulang dalam bentuk yang sama, hendaknya dibuatkan surat dalam bentuk formulir.
f. Untuk keperluan intern dalam agar menggunakan Nota Dinas.
g. Alamat surat ditujukan kepada pejabat yang dituju, bukan kepada instansinya. Bila pejabat pada instansi tersebut tidak diketahui, gunakan istilah “PIMPINAN”.
h. Dalam isi surat, sebutan untuk pejabat yang dituju, yaitu SAUDARA atau BAPAK, bisa ditingkat menjadi “SDR” atau “BP” asal diikuti dengan nama pejabat tersebut.
i. Sebutan untuk pengganti diri (yang mengirim surat), yaitu ‘KAMI”.
j. Surat tak perlu ditutup dengan kalimat yang berlebihan.
k. Surat diakhiri cukup dengan menyebutkan jabatan penandatanganan surat dan namanya.

PENGERTIAN SURAT DAN PENGGOLONGAN SURAT


SURAT
      I.            PENGERTIAN
pernyataan tertulis yang dibuat dengan tujuan untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain dan merupakan alat komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi. Surat-menyurat, yaitu kegiatan penanganan surat masuk dan keluar yang meliputi penerimaan, penggolongan, pengarahan, pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat keluar.

  II.            Penggolongan Surat
Berdasarkan Asal dan Tujuan
ü  Surat Intern
yaitu surat yang berasal dari dan ke sesame bagian dalam lingkup dalam
ü  Surat Ekstern
yaitu surat yang berasal dari dan untuk instansi luar

Berdasarkan Status
ü        Surat Dinas
yaitu surat yang ditujukan kepada pejabat atau yang disertai nama dan jabatan ybs.
  Surat Pribadi
yaitu surat yang ditujukan kepada seorang pejabat / pegawai tanpa menyebutkan jabatan ybs.

Berdasarkan Sifatnya
   Surat Penting
Surat Penting, yaitu surat yang memerlukan tindak lanjut dan mempunyai nilai guna dalam proses administrasi.
  Surat Biasa
Surat Biasa, yaitu surat yang tidak memerlukan tindak lanjut, tetapi cukup diketahui saja.
  Surat Rahasia
Surat Rahasia, yaitu surat yang isinya bersifat rahasia dan hanya boleh diketahui oleh pimpinan atau pejabat yang ditunjuk atau alamat yang dituju. Menurut jenisnya, yang tergolong surat rahasia ini, yaitu yang menyangkut Surat Rahasia Kepegawaian (usul
kenaikan pangkat, mutasi karyawan, hukuman administratif dan perkara-perkara yang melanggar ketentuan kepegawaian) dan Surat Rahasia Non Kepegawaian (berupa masalah-masalah yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan).


MANAJEMEN PERKANTORAN


Manajemen Perkantoran

Berdasarkan pemahaman mengenai organisasi dan manajemen secara umum, pengertian manajemen perkantoran adalah proses kerja sama di dalam kantor untuk mencapai tujuan kantor yang telah ditetapkan sebelumnya dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen (perencanaan, pengaturan, pelaksanaan, dan pengawasan).
Pekerjaan Kantor
Pekerjaan kantor atau tata usaha sering juga disebut paper work (`pekerjaan kertas’) atau clerical work (‘pekerjaan tulis-menulis’) karena sebagian besar pekerjaannya berupa tulis-menulis atau berkaitan dengan kertas. Namun, secara luas pekerjaan kantor adalah rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam organisasi. Keterangan-keterangan itu mencakup surat-surat, dokumen, keputusan yang pernah diambil, agenda kerja, perintah, laporan, prosedur kerja, data karyawan, inventarisasi kekayaan organisasi, dan sehagainya.
Peranan pekerjaan kantor antara lain menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi agar dapat membuat keputusan yang tepat serta melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi dalam keseluruhannya. Pekerjaan kantor biasanya merupakan akibat dari kegiatan pokok (operatif) organisasi. Misalnya, sebuah perusahaan susu mempunyai kegiatan pokok mengolah susu segar menjadi susu bubuk. Dalam menjalankan kegiatan pokok tersebut dengan sendirinya perusahaan ini harus menerima pesanan konsumen, mencatat bahan baku yang dibelinya, menghitung produk yang dihasilkan, mendata jam kerja karyawan, membuat akta pendirian perusahaan, mengurus perizinan usaha, menghitung dan membayar pajak, dan sebagainya yang semuanya melibatkan pekerjaan kantor.
Salah satu ciri pekerjaan kantor memang bersifat pelayanan, artinya dilakukan demi terselenggaranya suatu kegiatan pokok yang lain. Ciri lainnya adalah berkaitan dengan seluruh unsur organisasi, dan bahkan dilakukan oleh semua pihak di dalam organisasi. Misalnya, seorang manajer yang menyimpan surat perintah rahasia dari atasannya sebenarnya melakukan tugas pengarsipan. Semua karyawan yang mengisi kartu presensi ketika masuk kantor sebenarnya juga melakukan sebagian pekerjaan tata usaha.
Jenis-jenis pekerjaan yang dicakup dalam pekerjaan kantor antara lain meliputi pengolahan arsip dan iventarisasi, komunikasi internal dan ekstemal. tata usaha perlengkapan, tata usaha keuangan, tata usaha kepegawaian. dan penataan ruang kantor. Semua itu bisa dilakukan oleh satu unit tersendiri (misalnya manajemen kantor) atau dibagi-bagi ke dalam beberapa unit. Bahkan dalam organisasi yang kecil tidak jarang semua pekerjaan itu dilimpahkan kepada seorang saja, misalnya sekretaris.


Menurut sebuah penelitian yang dilakukan oleh George Terry. pada umumnya waktu kerja di dalam sebuah kantor dipergunakan untuk tujuh macam kegiatan dengan perbandingan sebagai berikut:
a. mengetik 24,60%
b. menghitung 19,50%
c. memeriksa 12,30%
d. menyimpan arsip 10,30%
e. menelepon 8,80%
f. menggandakan 6,40%
g. mengirim surat 5,50%
h. lain-lain 12,70%
Total 100,00%
Asas-Asas Administrasi Kantor
Pekerjaan kantor dapat dijalankan dengan sistem sentralisasi, desentralisasi, atau gabungan kedua-duanya. Dengan sistem setaralisasi pekerjaan kantor dijalankan oleh satu kantor pusat atau satu unit tertentu saja. Bila organisasi mencakup banyak bidang-bagian, maka diperlukan desentralisasi. di mana sebagian pekerjaan kantor dilaksanakan oleh unit administrasi masing-masing bagian. Pada banyak organisasi, prinsip sentralisasi dan desentralisasi kerap digabungkan. administratif yang khusus berkaitan langsung dengan pekerjaan unit tertentu dikerjakan oleh bagian administrasi unit yang bersangkutan, sementara hal-hal yang umum ditangani oleh sebuah kantor pusat.
Yang sangat penting adalah bahwa pekerjaan kantor perlu dikelola seefektif dan seefisien mungkin. Berikut ini adalah beberapa asas yang dapat dijadikan pedoman dalam menjalankan administrasi perkantoran.
Asas administrasi perkantoran
a. Asas Perencanaan
Semua pekerjaan kantor harus direncanakan terlebih dahulu demi mencapai tujuan tertentu. Misalnya, semua surat yang dibuat atau diarsip haruslah jelas maksud dan manfaatnya. Kalau tidak, berarti surat atau arsip tersebut tidak diperlukan. Perencanaan juga berarti bahwa setiap prosedur harus diatur dan ditentukan sebelumnya, bukannya dibiarkan tumbuh atau jalan dengan sendirinya. Agar perencanaan dapat berjalan dengan baik, sebaiknya ditetapkan semacam pedoman bagi tiap jenis pekerjaan.
b. Asas Penyederhanaan
Semua pekerjaan kantor harus diupayakan agar dapat dijalankan dengan cara sesederhana dan semudah mungkin. Tata cara yang rumit hendaknya dihindarkan bila memang dapat dicarikan alternatif yang lebih mudah. Penyederhanaan juga berarti sedapat mungkin menghindarkan penggandaan arsip yang berlebihan dan segala macam tumpang tindih pekerjaan.

c. Asas Penghematan
Semua pekerjaan kantor harus diupayakan agar dapat dijalankan dengan cara sehemat mungkin, yakni cara yang paling mudah (menghemat pikiran), yang paling ringan (menghemat gerak dan tenaga), yang paling cepat (menghemat waktu), yang paling dekat (menghemat ruang), yang paling murah (menghemat biaya).
d Asas Penghapusan
Semua pekerjaan yang tidak perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai harus dihapus atau dihilangkan. Misalnya, bila ada dua orang ditugaskan memelihara arsip, sedangkan jumlah arsip tidak banyak sehingga sebenarnya dapat diurus oleh satu petugas saja, maka salah satu petugas harus ditiadakan atau diberi tugas lain yang lebih diperlukan. Contoh lain, bila semua pekerjaan surat menyurat telah dapat dilakukan dengan memakai komputer dan printer, maka mesin tik yang ada di kantor tidak lagi berguna sehingga bisa dijual saja.
e. Asas Penggabungan
Semua pekerjaan yang mempunyai persamaan atau berkaitan erat hendaknya digabung atau didekatkan. Misalnya, pekerjaan menagih piutang dan pekerjaan mengirim surat dibebankan pada satu orang petugas, atau untuk pencetakan dari lima pesawat komputer cukup disediakan satu buah printer saja.
Pustaka
Seri Administrasi Perkantoran:Tata Usaha & Kearsipan Oleh Dra. Suparjati, dkk.

Kamis, 22 September 2011

PENAMPILAN SEKRETARIS


Penampilan Sekretaris
Penampilan utama seorang Sekretaris dapat diukur dari kepribadiannya. Oleh karena itu seorang sekretaris hendaknya berperilaku sesuai dengan norma dan etis seorang sekretaris. Selain itu penampilan sekretaris untuk dapat melaksankan tugas dengan sebaik-baiknya, dan dapat menampilkan diri secara terampil maka perlu memperhatiakn hal-hal berikut ini :
1. Kondisi Fisik.
Masalah kesehatan besar pengaruhnya terhadap produktivitas kerja, baik kualitas maupun kuantitas. Segi-segi yang perlu diperhatikan dalam hubungannya dengan menjaga kesehatan, antara lain :
Makan makanan yang cukup gizinya
Olah raga yang cukup
Istirahat yang cukup
Untuk kantor-kantor atau perusahaan yang cukup besar dan maju pada saat-saat tertetntu dilakukan pemeriksaan terhadap pegawainya.
2. Perawatan Badan.
Seorang sekretaris perlu memperhatikan perawatan badannya yang meliputi :
a. Perawatan rambut
Rambut harus dijaga kebersihan dan kerapiannya. Minimal 1 bulan sekali rambut dipotong, seminggu 2 kali rambut di cuci dan 1 bulan sekali di creambath. Rambut yang sehat akan tampak bersih berkilat, tumbuh subur tanpa ketombe dan kutu.
b. Perawatan Wajah/Muka
Untuk perawatan wajah disarankan agar menggunakan bahan kosmetik yang cocok dengan kondisi jasmani kita. Disamping itu agar kulit wajah/muka selalu kelihatan segar dan cerah usahakan sebelum tidur atau ketika hendak menggunakan make up biasakan dibersihkan dengan menggunakan milk cleanser, kemudian diberi penyegar (tonic) kalau perlu setiap malam olesi wajah dengan night cream untuk mencegah keriput. Perawatan ekstra lainnya dengan cara melakukan peeling dan masker atau luluran.

c. Perawatan tangan dan kaki
Kebersihan tangan, kaki dan kuku hendaknya mendapat perhatian. Ber sihkan secara berkala lebih kurang 1 minggu sekali, kalau perlu kita melakukan manicure dan predicure ke salon.
Untuk perawatan tangan dan kaki gunakan selalu hand and body lotion, cream atau minyak tertentu. Bagi yang senang memakai cat kuku, pilih warna yang sopan, tenang dan menarik.
Seorang sekretaris harus dapat menjaga keindahan dalam kesederhana an, tetap dipandang indah dan menarik serta menawan, seperti kata peribahasa “simple is beautiful” artinya sederhana tetapi cantik menawan.
3. Pakaian (Busana).
Cara berbusana yang baik merupakan ciri khusus, menunjukkan kepribadian dan kewibawaan bagi sekretaris. Berbusana yang baik berarti penampilan diri (personal appearance) secara keseluruhan mulai dari dandanan rambut, wajah, badan, kaki dan segala kelengkapannya. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris pada waktu berbusana, misalnya:
a. Waktu
Umumnya jam kerja seorang sekretaris berkisar antara pukul 08.00 sampai pukul 16.00. Oleh karena itu, pengaturan dan pemilihan busana hendaknya sesuai untuk dipakai pagi, siang sampai sore hari. Misalnya rok dan blus ditambah jas atau blazer.
b. Keadaan Jasmani
Seorang sekretaris perlu mawas diri di dalam memilih, menentukan, dan menggunakan pakaian dengan memperhatikan keadaan ciri-ciri jasmaninya, seperti tinggi, pendek, gemuk, kurus, kulit sawo matang, kuning langsat, dan sebagainya. Selain itu juga memperhatikan usia.
c. Iklim
Dikarenakan negara kita mempunyai iklim panas dengan musim hujan dan kemarau, maka seorang sekretaris harus dapat menyesuaikan diri dalam berbusana dengan keadaan iklim dan cuaca.
d. Bahan, warna, motif pakaian
Bahan yang umum dipakai diantaranya sutra, katun, wool, rayon dan nylon. Pengaruh warna dapat dikategorikan seperti :
1) Warna tenang (kuning muda, nila, abu-abu, hijau muda, biru muda dsb.)
2) Warna cerah (biru laut, hijau jamrut, merah bata, kuning emas, jing