RINCIAN TUGAS SEKERTARIS

Rincian Tugas Sekretaris

Pada dasarnya tugas seorang sekretaris adalah :

1. Menyelenggarakan surat-menyurat (korespondensi) yaitu :

memproses surat masuk dan keluar

mengonsep surat

mengetik surat

mengklasifikasi surat

menggandakan warkat

mencatat ciri-ciri pokok warkat yang digandakan

mengetik sheet untuk stensil, memfotocopy dan merekam

mengatur pengantar surat dan melayani pinjaman surat, arsip atau dokumen

2. Menyelenggarakan tata kearsipan, sehingga mempermudah proses surat-menyurat atau mencari kembali bila arsip sewaktu-waktu diperlukan.

3. Menyampaikan informasi kepada pimpinan, misalnya :

menyelenggarakan pencatatan dan penyampaian informasi

mencatat pesan-pesan tamu yang perlu disampaikan

menyelenggarakan kliping surat kabar, majalah dan buletin

4. Menyelenggarakan hubungan melalui telepon

5. Mengatur penerimaan tamu bagi pimpinan

6. Mengatur pertemuan atau rapat-rapat dan menyusun notulen rapat

7. Mengatur jadwal/kegiatan pimpinan

8. Mengatur perjanjian-perjanjian pimpinan dan mencatatnya

9. Mengurus perjalanan pimpinan beserta akomodasi

10. Menjadi penghubung antara pimpinan dengan pejabat atau relasinya

11. Menyusun dan menyampaikan ucapan selamat, ucapan terima kasih, ucapan berduka cita atau bentuk-bentuk lainnya kepada pejabat atau relasinya

12. Menyelenggarakan pendidikan, pelatihan, penataran bagi para karyawan bila dipandang perlu demi kelancaran tugas.

13. Mengatur kas kecil, dan mengatur keluar-masuk rekening bank

14. Membuat laporan, menyusun data dan statistik

15. Menyusun pidato-pidato yang didiktekan oleh pimpinan

16. Mengikuti seminar yang dilakukan oleh perusahaan yang kaitannya dengan perkembangan karier dan organisasi

17. Mengatur hadiah-hadiah, pengiriman bunga, mencatat nama-nama dan alamat relasi/rekanan, serta keluarga pimpinan.

18. Mempergunakan berbagai mesin kantor seperti facsimile, komputer, scanner, mesin foto copy dsb.

19. Menyampaikan informasi kepada orang lain melalui presentasi

20. Berlaku sebagi Office Manager untuk pimpinan