TEKNIK PEMBUATAN DAN PENYUSUNAN SURAT

Teknik Pembuatan dan Penyusunan Surat

Surat Dinas

  Pembuatan dan Penyusunan Surat Dinas

Surat-surat dinas harus memenuhi ketentuan sebagai berikut :

a. Surat dibuat singkat, jelas, sesuai dengan kebijakan dan menggunakan bahasa yang baik dan benar.

b. Kata-kata asing tidak perlu digunakan seandainya sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia.

c. Gunakan kata-kata yang nyata dan positif.

d. Hindari pengulangan kata / kalimat yang sama.

e. Untuk urusan rutin yang terjadi berulang-ulang dalam bentuk yang sama, hendaknya dibuatkan surat dalam bentuk formulir.

f. Untuk keperluan intern dalam agar menggunakan Nota Dinas.

g. Alamat surat ditujukan kepada pejabat yang dituju, bukan kepada instansinya. Bila pejabat pada instansi tersebut tidak diketahui, gunakan istilah “PIMPINAN”.

h. Dalam isi surat, sebutan untuk pejabat yang dituju, yaitu SAUDARA atau BAPAK, bisa ditingkat menjadi “SDR” atau “BP” asal diikuti dengan nama pejabat tersebut.

i. Sebutan untuk pengganti diri (yang mengirim surat), yaitu ‘KAMI”.

j. Surat tak perlu ditutup dengan kalimat yang berlebihan.

k. Surat diakhiri cukup dengan menyebutkan jabatan penandatanganan surat dan namanya.